Privacyverklaring

Waarover deze verklaring gaat

Deze verklaring legt uit hoe Bow Tie Club BV persoonsgegevens verwerkt in Cruiwse Control, haar app om evenementenwerk te plannen en uit te voeren, op Android en in de browser, en op deze website. Ze beschrijft wat de app vandaag doet. Voordat de app arbeidsovereenkomsten, Dimona-aangiften of de contactpersonen van klantbedrijven gaat verwerken, wordt deze verklaring herzien, met een nieuwe versiedatum.

Wie is verantwoordelijk

De verwerkingsverantwoordelijke is:

• Bow Tie Club BV, Tennisstraat 10, 9050 Gent, België
• Ondernemingsnummer BE 0726.606.709
• Website: www.bowtieclub.be

Voor alles over je persoonsgegevens — een vraag, een verzoek of een klacht — schrijf je naar privacy@cruiwsecontrol.be.

Wiens gegevens

De app dient het eigen personeel van Bow Tie Club: iedereen met een account, in elk van de vijf rollen van de app — medewerker, shiftleider, planner, manager en beheerder — en mensen die een account hebben aangemaakt en wachten tot een beheerder hun een rol geeft.

Wat we verwerken

• Je account: je naam, je e-mailadres en hoe je inlogt (een wachtwoord, of je Google- of Apple-account). Wachtwoorden worden beheerd door Firebase Authentication; Bow Tie Club ziet ze nooit.
• Je profiel: je foto en je korte bio, als je ze toevoegt, en je rol in de app.
• Planning: de diensten en evenementen waarop je ingepland bent, je beschikbaarheid en de dagen waarop je goedgekeurd verlof hebt.
• Werktijd: wanneer je in- en uitklokt, je pauzes en de bevestiging van je urenstaat, met de handtekening waarmee ze bevestigd werd.
• Verlof: je verlofaanvragen — het soort, de data, je reden en de beslissing — en je verlofsaldo. Een aanvraag voor ziekteverlof is een gezondheidsgegeven, dat de wet bijzonder beschermt; houd de reden dus kort.
• Beoordelingen en rapporten: de beoordelingen en feedback die je na een evenement krijgt en geeft, en de evenementrapporten, met de namen, beoordelingen, feedback en handtekeningen van de crew.
• Evaluaties: je antwoorden op de evaluaties in Leren, en de score die de app eraan geeft.
• Berichten: wat je schrijft in de chats van de app — evenementchats, groepen, directe berichten en aankondigingen.
• Meldingen: de meldingen die de app je stuurt, je meldingsinstellingen, en een pushtoken voor elk toestel waarop je de app gebruikt.
• Technische gegevens: op Android crashrapporten — wat er misging, het toestelmodel, de systeemversie en het geheugen, een installatie-ID en je account-ID, nooit je naam of e-mailadres — en de controle van App Check dat een verzoek van de echte app komt.

Waarom, en op welke rechtsgrond

• Om je een account te geven en de toegang die je rol nodig heeft — de arbeidsrelatie en de stappen ervoor (AVG art. 6(1)(b)).
• Om het werk te plannen, de evenementen te bemannen en de crew op de hoogte te houden, via planning, chat en meldingen — de arbeidsrelatie (art. 6(1)(b)).
• Om werktijd en verlof bij te houden — de arbeidsrelatie en onze wettelijke plichten als werkgever, zoals het bijhouden van sociale documenten (art. 6(1)(b) en (c)); voor ziekteverlof de verplichtingen van de werkgever in het arbeidsrecht (art. 9(2)(b)).
• Om het werk te beoordelen en over elk evenement te rapporteren — ons gerechtvaardigd belang bij de kwaliteit van onze dienst en bij een betrouwbaar verslag voor onze klanten (art. 6(1)(f)).
• Om de app werkend en veilig te houden, met crashrapporten en App Check — ons gerechtvaardigd belang bij een stabiele en veilige dienst (art. 6(1)(f)).

Wie ontvangt ze

Binnen Bow Tie Club ziet iedereen wat zijn rol nodig heeft. Elke collega met een rol kan je profielgegevens lezen — je naam, foto, bio, e-mailadres, rol, laatste beoordeling (met de beoordelingen per categorie en het evenement waarvoor ze gegeven is), verlofsaldo, meldingsinstellingen en wanneer je rol het laatst verlaagd werd — al toont de app hem alleen je naam, foto, bio, e-mailadres, rol en algemene beoordeling. Zijn app ontvangt ook de gepubliceerde evenementen waarop je ingepland bent of die je leidt, en wat je schrijft in de chats die jullie delen; het nieuwste bericht van een open groep, met de naam van de afzender, verschijnt voor elke collega in de chatlijst, net als wie erin zit. De shiftleiders van een evenement zien de urenstaten van de crew en het rapport, met de beoordelingen en feedback erin, en beoordelen de crew. Wie je beoordeelt, leest je beoordeling en feedback, met je naam. Planners, managers en beheerders zien de urenstaten, rapporten en chat van elk evenement, de beschikbaarheid en de geschiedenis van de beoordelingen; beheerders lezen ook de chat van elke aankondiging. Managers en beheerders beslissen over verlof. Je directe berichten lezen alleen de mensen in het gesprek. Bow Tie Club verkoopt je gegevens niet en toont geen reclame.

De app draait op Firebase van Google, dat de gegevens voor Bow Tie Club verwerkt als haar verwerker, onder de voorwaarden van Google voor Firebase: Firebase Authentication, Cloud Firestore, Cloud Functions, Cloud Storage en Firebase Cloud Messaging; Crashlytics, voor crashrapporten; en App Check, dat Play Integrity gebruikt op Android en reCAPTCHA Enterprise in de browser. Zie de privacyinformatie van Firebase en het privacybeleid van Google.

Waar ze verwerkt worden

De databank, de bestanden en de functies van de app staan in de Europese Unie. Crashlytics en App Check zijn wereldwijde diensten van Google, die gegevens ook buiten de Europese Unie kunnen verwerken, onder de voorwaarden van Google voor Firebase.

Hoe lang we ze bewaren

• Je account, profiel, berichten, de beoordelingen en feedback die je kreeg, je antwoorden op evaluaties, beschikbaarheid en meldingen: zolang je account bestaat. De beoordelingen en feedback die je iemand geeft, horen bij diens gegevens.
• Het wettelijke dossier — urenstaten, beslist verlof en afgeronde evenementrapporten: 5 jaar na je laatste dienst voor Bow Tie Club, de termijn die de Belgische wet een werkgever oplegt voor sociale documenten.
• Back-ups van de databank: 7 dagen. Een verwijderd bestand blijft even lang, 7 dagen, herstelbaar.
• Crashrapporten: 90 dagen.
• Het verslag van een accountverwijdering — de account-ID, data en aantallen, nooit een naam of adres: 30 dagen.
• De tokens van App Check: hoogstens 7 dagen.
• Het pushtoken van een toestel: tot je op dat toestel uitlogt, of tot het token vervangen wordt.

Je account verwijderen

Je kunt je account verwijderen in de app — Ik › Instellingen › Account verwijderen, of op het scherm Wacht op goedkeuring — of per e-mail; de pagina over accountverwijdering legt beide uit. Je account wordt meteen gesloten. Je login, profiel, foto, berichten, de beoordelingen en feedback die je kreeg, je antwoorden op evaluaties, beschikbaarheid, meldingen en toestellen worden binnen enkele minuten gewist, en een tweede ronde, ongeveer een uur later, verwijdert wat een toestel dat nog ingelogd was intussen schreef, behalve in het wettelijke dossier of in het dossier van iemand anders. Je naam verdwijnt uit elk ander gegeven, behalve uit het wettelijke dossier hieronder; de app toont er "Voormalig lid".

Het wettelijke dossier wordt 5 jaar na je laatste dienst bewaard, alleen gekoppeld aan je account-ID: je urenstaten, je beslist verlof zonder je reden of de notitie van de manager, en de afgeronde evenementrapporten. Een afgerond evenementrapport bewaart, verzegeld, je naam, je beoordelingen en de feedback die over jou geschreven is. Het is ondertekend bewijs, en de inhoud ervan kan niet veranderen.

Buiten de eigen opslag van de app blijft je account-ID bestaan tot hij vervalt: in crashrapporten 90 dagen, in de serverlogs van de app, en in de back-ups en de kopieën van verwijderde bestanden 7 dagen.

Je rechten

Je hebt het recht je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen, ze te laten verbeteren, ze te laten wissen, de verwerking ervan te laten beperken of er bezwaar tegen te maken, en de gegevens die je ons gaf in een overdraagbare vorm te krijgen. Schrijf naar privacy@cruiwsecontrol.be; we antwoorden binnen een maand. Waar de wet ons verplicht het wettelijke dossier te bewaren, reikt het recht op wissing daar niet tot.

Vind je dat we je gegevens verkeerd verwerken, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Geen geautomatiseerde beslissingen

De app neemt geen beslissing over jou op louter geautomatiseerde wijze en maakt geen profiel van je. Beoordelingen worden door mensen gegeven; de app telt ze alleen op.

Beveiliging

Alle gegevens reizen versleuteld (HTTPS). In de app volgt de toegang je rol en wordt ze door de server afgedwongen, en een afgerond evenementrapport kan niet meer veranderen.

Deze website

Deze website plaatst geen cookies, voert geen scripts uit en laadt niets van andere sites. Firebase Hosting levert ze; zoals elke webserver ontvangt het het IP-adres van je toestel om het verzoek te beantwoorden.

Wijzigingen in deze verklaring

Wanneer deze verklaring verandert, verandert haar versiedatum mee, en de app linkt naar de nieuwe versie.